Разработване на финансова политика

Политиката е документиран набор от концепции или стратегии, използвани за вземане на решения. Трябва да имате стабилни финансови правила и процеси, преди да направите първата си транзакция или да наемете първия си служител. Всяка финансова политика трябва да работи, за да поддържа финансите на Вашата компания стабилни. Основната цел на всяка финансова политика е да гарантира, че компанията разполага с достатъчно средства, за да продължи да работи. Финансовата политика гарантира, че ресурсите се използват ефективно и ефикасно и че се спазват най-добрите практики в счетоводството. Ясната финансова политика може също така да предпази работниците от всякакви финансови рискове, които могат да възникнат при липса на правила.

По-долу е предоставен списък с финансови политики и процеси, които трябва да приложите:

1. Разпределение на задълженията: Установете кой има достъп и отговаря за поддържането на финансовите документи на Вашата компания.
2. Разрешения: Кой е упълномощен да подписва корпоративни чекове? Собственикът може да е единственият човек в него или може също да включва един или повече важни служители. Каквото и да изберете, включете използването на кредитни и дебитни карти в тази политика. Имайте предвид, че всички промени в чекова или спестовна сметка изискват разрешение.
3. Процедури за получаване/изплащане: Когато парите се получават в брой, разгледайте кредитната карта или банковите преводи, за да разберете кой ги е получил и как е документирано. Създайте система за проверки и баланси, за да сте сигурни, че никой служител не работи сам.
4. Ведомост: Дайте на едно лице отговорност за създаването, запазването и защитата на досиетата на служителите. Включете подробности за това кой обработва заплатите, следи времето за отпуск и болнични и евентуално подписва чекове.
5. Нови доставчици: Тези разпоредби ще предоставят инструкции за това как трябва да бъдат одобрени новите доставчици и кой трябва да има достъп до тях. Наред с определянето на конкретни стъпки за установяване на нов доставчик, то също така ще се занимава с условията за плащане и разрешенията.

Вашият бизнес ще определи правилата и процедурите, от които се нуждаете.

Помислете за ключовите области на вашата компания, където последователните насоки биха били от полза. Някои правила и процедури, които трябва да имате предвид, са:

• Кои служители имат право да одобряват различни бизнес действия,
• Кога и как да създадете нови банкови сметки,
• Нови доставчици и избирането им,
• Нови клиенти и тяхното управление,
• Купуване и закупуване, като например как да решите кога да закупите материали, машини и запаси,
• Събиране на дългове,
• Планове за сигурност и управление