Ανάπτυξη οικονομικής πολιτικής

Μια πολιτική είναι ένα τεκμηριωμένο σύνολο εννοιών ή στρατηγικών που χρησιμοποιούνται για τη λήψη αποφάσεων. Θα πρέπει να έχετε θεσπίσει υγιείς οικονομικούς κανόνες και διαδικασίες πριν κάνετε την πρώτη σας συναλλαγή ή προσλάβετε τον πρώτο σας υπάλληλο. Κάθε οικονομική πολιτική πρέπει να λειτουργεί για να διατηρεί σταθερά τα οικονομικά της εταιρείας σας. Ο πρωταρχικός στόχος κάθε χρηματοοικονομικής πολιτικής είναι να εγγυηθεί ότι η εταιρεία διαθέτει επαρκή κεφάλαια για να συνεχίσει να λειτουργεί. Μια οικονομική πολιτική διασφαλίζει ότι οι πόροι χρησιμοποιούνται αποτελεσματικά και αποδοτικά και ότι τηρούνται οι βέλτιστες πρακτικές στη λογιστική. Μια σαφής οικονομική πολιτική μπορεί επίσης να προστατεύσει τους εργαζόμενους από τυχόν οικονομικούς κινδύνους που μπορεί να προκύψουν ελλείψει κανόνων. Μια λίστα με τις οικονομικές πολιτικές και διαδικασίες που πρέπει να εφαρμόσετε παρέχεται παρακάτω:

1. Ανάθεση Καθηκόντων: Καθορίστε ποιος έχει πρόσβαση και είναι υπεύθυνος για τη διατήρηση των οικονομικών εγγράφων της εταιρείας σας.
2. Εξουσιοδοτήσεις: Ποιος θα είναι εξουσιοδοτημένος να υπογράφει εταιρικές επιταγές; Ο ιδιοκτήτης θα μπορούσε να είναι το μόνο άτομο για αυτό, ή μπορεί επίσης να περιλαμβάνει ένα ή περισσότερα σημαντικά μέλη του προσωπικού. Επίσης θα πρέπει να συμπεριλάβεται σε αυτήν πολιτική και την χρήση πιστωτικής και χρεωστικής κάρτας. Λάβετε υπόψη ότι τυχόν αλλαγές σε λογαριασμό όψεως ή ταμιευτηρίου απαιτούν άδεια.
3. Αποδείξεις/Διαδικασίες εκταμίευσης: Όταν λαμβάνετε χρήματα σε μετρητά, κοιτάξτε τα εμβάσματα με πιστωτική κάρτα ή τραπεζικό έμβασμα για να μάθετε ποιος τα έλαβε και πώς τεκμηριώθηκε. Δημιουργήστε ένα σύστημα ελέγχων και ισορροπιών για να διασφαλίσετε ότι κανένας υπάλληλος δεν λειτουργεί μόνος του.
4. Μισθοδοσία: Αναθέστε σε ένα άτομο την ευθύνη για τη δημιουργία, τη διατήρηση και την προστασία των αρχείων των εργαζομένων. Συμπεριλάβετε λεπτομέρειες σχετικά με το ποιος επεξεργάζεται τη μισθοδοσία, παρακολουθεί τις άδειες και τον χρόνο ασθενείας και τελικά υπογράφει τις επιταγές.
5. Νέοι προμηθευτές: Αυτοί οι κανονισμοί θα παρέχουν οδηγίες για το πώς θα πρέπει να εγκρίνονται νέοι προμηθευτές και ποιος θα πρέπει να έχει πρόσβαση σε αυτούς. Μαζί με τον καθορισμό συγκεκριμένων βημάτων για την επιλογή νέου προμηθευτή, θα περιέχει επίσης τους όρους πληρωμής και τις εξουσιοδοτήσεις.

Η επιχείρησή σας θα καθορίσει τους κανόνες και τις διαδικασίες που απαιτούνται. Εξετάστε τους βασικούς τομείς της εταιρείας σας όπου οι συνεπείς οδηγίες θα ήταν επωφελείς. Μερικοί κανόνες και διαδικασίες που πρέπει να λάβετε υπόψη είναι:

• Ποιοι τύποι απασχόλησης επιτρέπεται να εγκρίνουν διαφορετικές επιχειρηματικές ενέργειες
• Πότε και πώς να δημιουργήσετε νέους τραπεζικούς λογαριασμούς
• Νέοι προμηθευτές και επιλογή τους
• Νέοι πελάτες και διαχείρισή τους
• Αγορές, πώς να αποφασίσετε πότε θα αγοράσετε υλικά, μηχανήματα και αποθέματα
• Είσπραξη οφειλών
• Δικλείδες ασφαλείας και διαχείριση κινδύνων