Οικονομική διαχείριση μικροεπιχειρήσεως χειροτεχνίας

Όποιο και αν είναι το μέγεθος της εταιρείας, η χρηστή οικονομική διαχείριση είναι ο ακρογωνιαίος λίθος όλων των επιτυχημένων επιχειρήσεων. Ακόμη και επιτυχημένες και πιθανώς κερδοφόρες επιχειρήσεις θα καταρρεύσουν χωρίς αυτό. Ένας επιχειρηματίας χειροτεχνίας θα πρέπει να γνωρίζει πώς να διαχειρίζεται και να παρακολουθεί τις ταμειακές ροές μικρών επιχειρήσεων και να εφαρμόζει οικονομικό σχεδιασμό και προβλέψεις.

Το χρηματικό ποσό που εισρέει και στη συνέχεια φεύγει από την επιχείρησή σας κατά τη διάρκεια μιας συγκεκριμένης χρονικής περιόδου είναι γνωστό ως ταμειακή ροή. Εάν θέλετε να διατηρήσετε την επιχείρηση, πρέπει να έχετε «θετική ταμειακή ροή», δηλαδή να εισπράττετε περισσότερα από όσα ξοδεύετε. Εάν η εταιρεία σας έχει επαρκείς ταμειακές ροές, θα είναι σε θέση να πληρώσει έγκαιρα τα χρέη της και να καλύψει τυχόν απρόβλεπτες δαπάνες. Θα μπορούσαν να υπάρξουν φορές που έχετε “αρνητικές ταμειακές ροές”, για παράδειγμα, εάν αγοράσετε ένα νέο κομμάτι εξοπλισμού ή εάν η πληρωμή ενός πελάτη έχει καθυστερήσει. Για να αντισταθμίσετε αυτήν την έλλειψη ταμειακών ροών, θα μπορούσατε να βασιστείτε σε τραπεζική υπερανάληψη ή βραχυπρόθεσμο δάνειο. Ωστόσο, εφόσον η αρνητική ταμειακή ροή έχει προβλεφθεί και η εταιρεία σας επιστρέφει σε θέση θετικής ταμειακής ροής, δεν θα πρέπει να αποτελεί σημαντικό πρόβλημα για τη μικρο επιχείρησή σας. Συνήθως, οι ταμειακές ροές παρακολουθούνται σε μια προκαθορισμένη περίοδο αναφοράς, όπως ένας μήνας, ένα τρίμηνο ή ένα έτος.

Τι μπορείτε να κάνετε, λοιπόν, για να αποτρέψετε την πτώχευση και την αποτυχία της επιχείρησής σας; Η δημιουργία και η προβολή των ταμειακών ροών είναι η καλύτερη μέθοδος για να παρακολουθείτε στενά, πόσα χρήματα εισέρχονται και εξέρχονται από την εταιρεία σας. Μπορείτε να συγκρίνετε την προβλεπόμενη μηνιαία ταμειακή ροή σας με την πραγματική μηνιαία ταμειακή ροή χρησιμοποιώντας αυτά τα πολύ βασικά οικονομικά αρχεία. Στην εποχή μας, μια κατάσταση ταμειακών ροών θα πρέπει να είναι μια από τις πιο τακτικές αναφορές στο λογιστικό σας πρόγραμμα. Εάν όχι, μπορείτε εύκολα να κατασκευάσετε αυτά τα έγγραφα μόνοι σας χωρίς προηγούμενη λογιστική γνώση εάν χρειαστεί.

Η επιλογή επαρκών όρων πληρωμής είναι ένα κρίσιμο βήμα για τη διαχείριση του ζητήματος των ταμειακών ροών για τη μικροεπιχείρησή σας. Πολλές εταιρείες που πωλούν απευθείας στους καταναλωτές δέχονται την πληρωμή μετρητοίς. Από την άλλη πλευρά, η παροχή πίστωσης σε πελάτες μπορεί να είναι μια επιτυχημένη στρατηγική για τη δημιουργία νέων συνδυαλλαγών και την ενίσχυση της εμπιστοσύνης, και θα έχει επίσης άμεση επίδραση στις ταμειακές ροές σας. Υπάρχει επίσης το συχνό ζήτημα των καθυστερήσεων των πληρωμών που πρέπει να εξεταστεί. Είναι σημαντικό να εξετάσετε πώς μπορείτε να ενθαρρύνετε τους πελάτες σας να κάνουν έγκαιρες πληρωμές, επειδή οι καθυστερημένες πληρωμές αποτελούν σημαντική πηγή προβλήματος της ταμειακής ροής.

Οι μικρές επιχειρήσεις πρέπει να είναι επιλεκτικές σχετικά με το ποιον προσλαμβάνουν και να κάνουν έναν πιστωτικό έλεγχο σε πιθανούς πελάτες πριν συμφωνήσουν να συνεργαστούν μαζί τους. Χρειάζεται ισχυρή θέληση να απορρίψετε πιθανές νέες συμβάσεις που βασίζονται σε πιστωτικό έλεγχο, αλλά κάτι τέτοιο μπορεί να είναι το καλύτερο για την εταιρεία σας. Υποθέτοντας ότι ένας υποψήφιος πελάτης έχει μεγάλο πιστωτικό ιστορικό και είστε πρόθυμοι να παρέχετε τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες σας, το επόμενο βήμα είναι να βεβαιωθείτε ότι γνωρίζει τις συνθήκες υπό τις οποίες είστε διατεθειμένοι να ασκήσετε τις δραστηριότητές σας. Αν και θα μπορούσατε πρώτα να συμφωνήσετε προφορικά για τους όρους πληρωμής σας, θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι οι προφορικές συμφωνίες ακολουθούνται από γραπτές, που είναι απολύτως σαφείς ως προς τους όρους πληρωμής.

Η οικοδόμηση σχέσεων με αυτούς που θα κάνουν την πληρωμή είναι πάντα καλή, καθώς μειώνει την πιθανότητα καθυστέρησης των πληρωμών. Οι καθυστερήσεις ενδέχεται να ελαχιστοποιηθούν διασφαλίζοντας ότι το τιμολόγιο παραδόθηκε στην κατάλληλη τοποθεσία και ότι έχει όλες τις σχετικές πληροφορίες. Είναι επίσης καλή ιδέα να ρωτήσετε για πιθανές καθυστερήσεις στην πληρωμή πριν υποβάλετε το τιμολόγιο, επειδή οι περισσότεροι θα καταβάλουν κάθε δυνατή προσπάθεια για να τηρήσουν την υπόσχεσή τους.

Σε κάθε μικρή επιχείρηση, τα οικονομικά έγγραφα είναι απαραίτητα. Μπορούν να χρησιμοποιηθούν για διάφορα πράγματα, όπως η παρακολούθηση εσωτερικών εσόδων και δαπανών και η επίδειξη της βιωσιμότητας της εταιρείας σας σε επενδυτές και δανειστές. Το να συμβαδίζετε με τον οικονομικό σας σχεδιασμό και τις προβλέψεις σας μπορεί επίσης να σας βοηθήσει να ανακαλύψετε πιθανά προβλήματα προτού συμβούν. Θα σας παρέχει επίσης τις πληροφορίες που χρειάζεστε για να αποφασίσετε πώς να διευθύνετε την εταιρεία σας. Υπάρχουν τέσσερα κύρια έγγραφα οικονομικού σχεδιασμού και προβλέψεων που κάθε ιδιοκτήτης μικροεπιχείρησης πρέπει να συντάσσει και να διατηρεί τακτικά. Τα έγγραφα αυτά είναι:

1. Ισολογισμός: Ένας ισολογισμός σάς παρέχει την τρέχουσα εικόνα της οικονομικής κατάστασης της εταιρείας σας ανά πάσα στιγμή. Υπάρχουν τρία στοιχεία σε έναν ισολογισμό: περιουσιακά στοιχεία, υποχρεώσεις και ίδια κεφάλαια. Η καθαρή θέση της εταιρείας σας μπορεί πάντα να προσδιοριστεί χρησιμοποιώντας αυτά τα τρία οικονομικά στοιχεία. Ένα θετικό υπόλοιπο στον ισολογισμό υποδηλώνει ότι η μικροεπιχείρησή σας βασίζεται σε υγιείς οικονομικές αρχές. Ο ισολογισμός παρέχει επίσης μια σαφή εικόνα της χρηματοδότησης της επιχείρησης σε εξωτερικά μέρη όπως η τράπεζα και οι πιθανοί επενδυτές. Οι υποχρεώσεις θα αξίζουν περισσότερο εάν δεν έχετε το κεφάλαιο για να συμμετάσχετε μόνοι σας στην εταιρεία (ίδια κεφάλαια).
2. Κατάσταση κερδών και ζημιών: Τα ετήσια έσοδα και τα έξοδα της επιχείρησης συνοψίζονται σε κατάσταση κερδών και ζημιών. Μπορείτε να προσδιορίσετε το καθαρό κέρδος ή τη ζημία σας για την τρέχουσα χρονική περίοδο χρησιμοποιώντας αυτούς τους αριθμούς. Η ικανότητά σας να παρακολουθείτε την κερδοφορία σας με την πάροδο του χρόνου και, το πιο σημαντικό, να προσδιορίζετε το νεκρό σημείο (το ποσό του εισοδήματος που απαιτείται για την κάλυψη όλων των λειτουργικών δαπανών) εξαρτάται από τη διατήρηση μιας ακριβούς κατάστασης κερδών και ζημιών.
3. Κατάσταση ταμειακών ροών: Μια κατάσταση ταμειακών ροών δείχνει πόσα χρήματα εισέρχονται και εξέρχονται από τις δραστηριότητες της εταιρείας σας σε μια δεδομένη χρονική περίοδο, συνήθως ένα μήνα ή ένα τρίμηνο. Σας δίνει τη δυνατότητα να διασφαλίσετε ότι υπάρχουν αρκετά χρήματα στην εταιρεία για να τη διαχειρίζεστε με επιτυχία σε καθημερινή βάση και να αναλαμβάνετε δράση πριν προκύψουν προβλήματα.
4. Ανάλυση νεκρού σημείου: Ο αριθμός των μονάδων που πρέπει να πουλήσετε, ή το ποσό του εισοδήματος που πρέπει να δημιουργήσετε, προσδιορίζονται χρησιμοποιώντας μια ανάλυση νεκρού σημείου. Είναι σύνηθες για τις μικρές επιχειρήσεις να αντιμετωπίζουν ζημίες στα πρώτα χρόνια λειτουργίας τους. Από την άλλη πλευρά, εάν μια εταιρεία δεν καταφέρει να επιβιώσει για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα, μπορεί να μην είναι οικονομικά βιώσιμη. Υπολογίζοντας το νεκρό σημείο, μπορείτε να αξιολογήσετε μια πιθανή επέκταση της επιχείρησης ή ένα νέο έργο και να προσδιορίσετε εάν η τιμολόγησή σας είναι πολύ υψηλή ή τα έξοδά σας είναι πολύ χαμηλά.