Opracowanie polityki finansowej

Polityka to udokumentowany zestaw koncepcji lub strategii wykorzystywanych do podejmowania decyzji. Powinieneś mieć solidne zasady i procesy finansowe, zanim dokonasz pierwszej transakcji lub zatrudnisz pierwszego pracownika. Każda polityka finansowa powinna działać na rzecz utrzymania stabilności finansów firmy. Nadrzędnym celem każdej polityki finansowej jest zagwarantowanie, że firma ma wystarczające środki na dalsze funkcjonowanie. Polityka finansowa daje pewność, że zasoby są wykorzystywane efektywnie i wydajnie oraz że przestrzegane są najlepsze praktyki w zakresie rachunkowości. Jasna polityka finansowa może również chronić pracowników przed wszelkimi zagrożeniami finansowymi, które mogą pojawić się w przypadku braku zasad.

Poniżej znajduje się lista polityk i procesów finansowych, które powinieneś wdrożyć:

1. Podział obowiązków: Ustal, kto ma dostęp do dokumentów finansowych Twojej firmy i jest za nie odpowiedzialny.
2. Uprawnienia: Kto jest upoważniony do podpisywania czeków firmowych? Właściciel może być jedyną osobą uprawnioną do zrobienia tego, a może również obejmować jednego lub więcej ważnych pracowników. Niezależnie od tego, co wybierzesz, uwzględnij w tej polityce korzystanie z kart kredytowych i debetowych. Pamiętaj, że wszelkie zmiany na koncie czekowym lub oszczędnościowym wymagają zgody.
3. Procedury przyjmowania/wypłaty: Gdy pieniądze są otrzymywane w gotówce, sprawdź karty kredytowe lub przelewy, aby dowiedzieć się, kto je otrzymał i jak zostały udokumentowane. Stwórz system kontroli i równowagi, aby upewnić się, że żaden pracownik nie działa sam.
4. Lista płac: Powierz jednej osobie odpowiedzialność za tworzenie, przechowywanie i ochronę akt pracowniczych. Uwzględnij szczegóły dotyczące tego, kto przetwarza listy płac, śledzi urlopy i czas choroby, a w końcu podpisuje czeki.
5. Nowi sprzedawcy: Przepisy te dostarczyłyby instrukcji dotyczących tego, jak nowi dostawcy powinni być zatwierdzeni i kto powinien mieć do nich dostęp. Wraz z określeniem konkretnych kroków dla powołania nowego sprzedawcy, dotyczyłoby to również warunków płatności i autoryzacji.

Twój biznes określi zasady i procedury, których będziesz potrzebować.

Rozważ kluczowe obszary swojej firmy, w których korzystne byłyby spójne wytyczne. Pewne zasady i procedury, które powinieneś rozważyć to:

• Jakie typy zatrudnienia są dopuszczone do zatwierdzania różnych działań biznesowych,
• Kiedy i jak zakładać nowe konta bankowe,
• Nowi sprzedawcy i ich wybór,
• Nowi klienci i zarządzanie nimi,
• Zakupy i zaopatrzenie, czyli jak zdecydować, kiedy kupić materiały, maszyny, zapasy,
• Windykacja należności,
• Plany bezpieczeństwa i zarządzanie ryzykiem.