Vypracovanie finančnej politiky

Politika je zdokumentovaný súbor koncepcií alebo stratégií, ktoré sa používajú pri rozhodovaní. Pred tým, ako urobíte prvú transakciu alebo prijmete prvého zamestnanca by ste mali mať zavedené spoľahlivé finančné pravidlá a procesy. Každá finančná politika by mala fungovať tak, aby udržala financie vášho podniku stabilné. Hlavným cieľom každej finančnej politiky je zaručiť, aby podnik mal dostatok finančných prostriedkov na ďalšie fungovanie. Finančná politika zabezpečuje, aby sa zdroje využívali efektívne a účinne a aby sa dodržiavali osvedčené postupy v účtovníctve. Jasná finančná politika môže tiež ochrániť pracovníkov pred akýmikoľvek finančnými rizikami, ktoré môžu vzniknúť pri absencii pravidiel.

Nižšie je uvedený zoznam finančných politík a procesov, ktoré by ste mali zaviesť:

1. Rozdelenie povinností: Určite, kto má prístup k finančným dokumentom vášho podniku a kto je za ich vedenie zodpovedný.
2. Oprávnenia: Kto je oprávnený podpisovať firemné šeky? Môže to byť len majiteľ, alebo to môže byť aj jeden alebo viac dôležitých zamestnancov. Nech už si vyberiete ktorúkoľvek možnosť, zahrňte do týchto zásad aj používanie kreditných a debetných kariet. Nezabudnite, že akékoľvek zmeny na bežnom alebo sporiacom účte si vyžadujú povolenie.
3. Postupy prijímania/vyplácania: Ak sú peniaze prijaté v hotovosti, preskúmajte kreditnú kartu alebo bankový prevod, aby ste zistili, kto ich dostal a ako boli zdokumentované. Zabezpečte, že žiadny zamestnanec nebude pracovať sám, a tak získate kontrolu.
4. Výplatné pásky: Poverte jednu osobu zodpovednosťou za vytváranie, uchovávanie a ochranu osobných spisov zamestnancov. Podrobne zdokumentujte, kto spracováva mzdy, eviduje dovolenky a nemocenské dávky a prípadne podpisuje šeky.
5. Noví dodávatelia: Tieto predpisy by mali obsahovať pokyny, ako by sa mali schvaľovať noví dodávatelia a kto by k nim mal mať prístup. Spolu s vymedzením konkrétnych krokov pri prijímaní nových dodávateľov je potrebné uviesť aj platobné podmienky a oprávnenia.

Rozsah vášho podnikania určí pravidlá a postupy, ktoré budete potrebovať.

Zvážte kľúčové oblasti vášho podniku, v ktorých by boli prospešné jednotné usmernenia. Niektoré pravidlá a postupy by ste mali zvážiť:

• ktoré typy zamestnancov môžu schvaľovať rôzne podnikateľské operácie,
• kedy a ako vytvárať nové bankové účty,
• noví dodávatelia a ich výber,
• noví klienti a ich správa,
• nákup a obstarávanie, napríklad ako sa rozhodnúť, kedy nakúpiť materiál, stroje a zásoby,
• vymáhanie pohľadávok,
• bezpečnostné plány a riadenie rizík.