Finančná správa kreatívneho mikropodniku

Bez ohľadu na veľkosť podniku je zdravá finančná správa základom všetkých úspešných podnikov. Bez nej sa zrútia aj úspešné a možno aj ziskové podniky. Vy, majiteľ/ka remeselného alebo umeleckého mikropodniku, by ste mali vedieť, ako spravovať a sledovať peňažné toky (cash flow) v malom podniku a správne finančne plánovať a vytvárať prognózy.

Množstvo peňazí, ktoré do vášho podniku prúdi a odchádza z neho počas určitého časového obdobia, sa nazýva cashflow (peňažný tok). Ak chcete naďalej podnikať, musíte mať „pozitívny cashflow“, teda dostať viac peňazí, ako miniete. Ak má váš podnik dostatočný cash flow, bude schopný včas splácať svoje záväzky a pokryť všetky nepredvídané výdavky. Môžu nastať situácie, keď budete mať „negatívny cashflow“, napríklad ak nakúpite nové zariadenie, ale zákazník vám ešte nezaplatil. Aby ste tento nedostatok peňazí nahradili, mohli by ste sa spoľahnúť na prečerpanie bankového účtu alebo krátkodobý úver. Pokiaľ ste však s negatívnym cashflow počítali a váš podnik sa rýchlo vráti do stavu kladného cashflow, nemalo by to pre vás predstavovať výrazný problém. Zvyčajne sa cashflow sleduje počas celého vopred stanoveného vykazovaného obdobia, napríklad mesiaca, štvrťroka alebo roka.

Zdroj: https://www.freepik.com/free-photo/hands-table-during-business-meeting_13055226.htm#query=financial%20management&position=32&from_view=search&track=ais

Čo teda môžete urobiť, aby ste zabránili bankrotu a úpadku vášho podniku?

Správne. Vypracovanie výkazu a prognózy cash flow je najlepšou metódou, ako mať prehľad o tom, koľko peňazí do vášho podniku prichádza a koľko z neho odchádza. Pomocou týchto úplne základných finančných záznamov môžete porovnať plánovaný mesačný cashflow so skutočným mesačným cashflow. Výkaz cash flow by mal byť jedným z pravidelných výstupov vo vašom účtovnom softvéri. Tieto dokumenty si môžete v prípade potreby ľahko zostaviť sami bez akýchkoľvek predchádzajúcich účtovných znalostí.

Výber primeraných platobných podmienok je kľúčovým krokom pri riadení cash flow vášho mikropodniku. Mnohé podniky, ktoré predávajú priamo spotrebiteľom, prijímajú platby ihneď. Na druhej strane, poskytovanie úverov klientom a zákazníkom môže byť úspešnou stratégiou na vytváranie nových obchodných príležitostí a posilňovanie dôvery, ale bude mať aj okamžitý vplyv na váš cashflow. Je potrebné zvážiť aj pretrvávajúci problém oneskorených platieb. Je dôležité uvažovať o tom, ako môžete svojich klientov povzbudiť k tomu, aby platili včas, pretože oneskorené platby sú hlavným zdrojom problémov s cashflow a tým ohrozujú existenciu podniku.

Malé podniky si musia vyberať, koho si najímajú, a pred tým, ako sa dohodnú na spolupráci s potenciálnymi klientmi, musia si ich preveriť. Odmietnutie nových potenciálnych spoluprác na základe kontroly úverovej bonity si vyžaduje pevnú vôľu, ale môže to byť pre váš podnik to najlepšie. Za predpokladu, že potenciálny klient má skvelú úverovú históriu a vy ste ochotní poskytnúť mu svoje výrobky alebo služby, ďalším krokom je uistiť sa, že je oboznámený s podmienkami, za ktorých ste ochotný obchod uskutočniť. Na platobných podmienkach sa môžete najprv dohodnúť ústne, avšak potom by vždy mali nasledovať písomné dohody, v ktorých sú úplne jasné platobné podmienky.

Ak máte dobré vzťahy s vašimi obchodnými partnermi, znižujete tým možnosť, že budú s platbami meškať. Meškanie platieb možno minimalizovať tým, že sa uistíte, že faktúra bola doručená na príslušné miesto a obsahuje všetky relevantné informácie. Pred predložením faktúry je tiež dobré opýtať sa, či je možné, že bude platba meškať. Väčšina ľudí totiž vynaloží maximálne úsilie na to, aby svoj sľub dodržala.

V každom malom podniku je finančná dokumentácia nevyhnutnosťou. Môže sa používať na rôzne účely vrátane interného sledovania príjmov a výdavkov a na preukázanie životaschopnosti vášho podniku investorom a veriteľom. Sledovanie finančného plánovania a prognóz vám tiež môže pomôcť vidieť možné problémy skôr, ako nastanú, a poskytnúť vám informácie, ktoré potrebujete na rozhodovanie o tom, ako podnik viesť. Existujú štyri hlavné dokumenty finančného plánovania a prognózovania, ktoré by mal vypracovať a pravidelne udržiavať každý majiteľ mikropodniku. Sú to tieto dokumenty:

1. Súvaha: Súvaha poskytuje aktuálny obraz o finančnej situácii vášho podniku v danom čase. Súvaha obsahuje tri zložky: aktíva, pasíva a vlastný kapitál. Čistú hodnotu vášho podniku možno vždy určiť pomocou týchto troch finančných údajov. Kladný zostatok v súvahe znamená, že váš mikropodnik je založený na zdravých finančných princípoch. Súvaha tiež poskytuje jasný obraz o financovaní podniku externým stranám, ako je banka a potenciálni investori. Pasíva budú mať väčšiu hodnotu, ak vám chýba kapitál, ktorým by ste sa sami podieľali na podniku (vlastný kapitál).
2. Výkaz ziskov a strát: Ročné výnosy a náklady podniku sú zhrnuté vo výkaze ziskov a strát. Na základe týchto čísel môžete určiť čistý zisk alebo stratu za dané obdobie. Od vedenia presného výkazu ziskov a strát závisí vaša schopnosť sledovať ziskovosť v priebehu času a, čo je dôležitejšie, určiť bod rentability (výšku príjmov potrebnú na pokrytie všetkých prevádzkových nákladov).
3. Výkaz cashflow: Výkaz cashflow ukazuje, koľko peňazí prichádza a odchádza z prevádzky vášho podniku za určité časové obdobie, zvyčajne za mesiac alebo štvrťrok. Umožňuje vám uistiť sa, že v podniku je dostatok peňazí na jeho každodennú prevádzku, a prijať opatrenia skôr, ako sa vyskytnú problémy.
4. Analýza rentability: Počet jednotiek, ktoré musíte predať, alebo výška príjmov, ktoré musíte dosiahnuť, sa určuje pomocou analýzy rentability. Je úplne bežné, že malé podniky zaznamenávajú v prvých rokoch svojej činnosti straty. Na druhej strane, ak sa podniku nedarí dosiahnuť rentabilitu počas dlhšieho obdobia, nemusí byť finančne udržateľný. Výpočtom hranice rentability môžete posúdiť prípadnú expanziu podniku alebo nový projekt a určiť, či sú vaše ceny alebo výdavky príliš vysoké.