Att upprätthålla en finansiell policy

En policy är en uppställning dokumenterade begrepp eller strategier som används i beslutsfattande. Du bör ha sunda finansiella regler och processer på plats innan du gör din första transaktion eller anställer din första personal. Målet med din finansiella policy är att garantera att du har tillräckliga medel för att upprätthålla ekonomisk stabilitet, fortsätta med din verksamhet och att resurser används effektivt samt att god praxis inom redovisning följs. En tydlig finansiell policy skyddar också dina anställda från de ekonomiska faror som kan uppstå om tydliga regler saknas. En lista över finansiella policys och processer som du bör implementera finns nedan:

1. Ansvarsfördelning: Fastställ vem som har tillgång till och är ansvarig för att ta hand om företagets finansiella dokument.
2. Tillstånd: Who is authorised to sign corporate checks? The owner could be the only person on it, or it might also include one or more important staff. Whatever you select, including credit and debit card use in that policy. Keep in mind that any alterations to a checking or savings account require permission.
3. Kvitton/Utbetalningar: När du tar emot kontanter, ta reda på vem som tagit emot den och hur den dokumenterades.
4. Löner: Ge en person ansvar för att skapa, bevara och skydda dokument om medarbetare. Inkludera detaljer om vem som behandlar lönelistan, håller reda på semester och sjuktid med mera.
5. Nya leverantörer: Dessa föreskrifter skulle ge instruktioner om hur nya leverantörer bör godkännas och vem som ska ha tillgång till dem. Detta bör också behandla betalningsvillkor och auktoriseringar.

Ditt företag kommer att avgöra vilka regler och förfaranden du behöver. Tänk på de nyckelområden i ditt företag där konsekventa riktlinjer skulle vara fördelaktiga. Några regler och procedurer du bör tänka på är:

• Vilka anställningstyper får godkänna vilka affärsåtgärder
• När och hur man skapar nya bankkonton
• Nya leverantörer och hur man väljer ut dem
• Nya kunder och hur man hanterar dem
• Inköp, t.e.x hur och vem som bestämmer när du ska köpa material
• Inkasso
• Säkerhetsplaner och riskhantering